Gilt die KI-Schulungspflicht auch, wenn wir nur ChatGPT oder Copilot nutzen?

Ja. Art. 4 gilt für alle Betreiber, also für Unternehmen, die KI-Systeme beruflich nutzen, auch wenn es Standardwerkzeuge wie ChatGPT, Copilot oder KI-Funktionen in Fachsoftware sind. Der Umfang darf sich am Risiko orientieren. Für die Nutzung eines Textassistenten reichen in der Regel Grundlagen zu Funktionsweise, Fehlerquellen, Datenschutz und Ihrer internen KI-Richtlinie, ergänzt um eine dokumentierte Teilnahme.

Brauchen Mitarbeitende ein Zertifikat für KI-Kompetenz?

Nein. Weder die KI-Verordnung noch die Bundesnetzagentur verlangen Zertifikate, externe Prüfungen oder bestimmte Schulungsanbieter. Es kommt darauf an, dass Sie passende Maßnahmen ergreifen und belegen können: Schulungsplan, Inhalte, Teilnahmelisten und regelmäßige Auffrischung. Ein interner Abschlusstest kann sinnvoll sein, um den Lernerfolg zu prüfen, ist aber keine Pflicht.

Wurde die KI-Schulungspflicht abgeschafft?

Nein. Der Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, hat Art. 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Unternehmen müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Neu steht im Gesetz, dass sie für niemanden ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen. Zusätzlich sind Kommission und Mitgliedstaaten verpflichtet, die Unternehmen zu unterstützen. In Deutschland gibt die Bundesnetzagentur Hinweise zur Umsetzung und empfiehlt eine saubere Dokumentation.

Wie oft muss die KI-Schulung wiederholt werden?

Einen festen Turnus schreibt die Verordnung nicht vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, KI-Kompetenzen regelmäßig aufzufrischen und an die technische Entwicklung anzupassen. In der Praxis bewährt sich eine jährliche Auffrischung, ergänzt um eine Einweisung bei jedem neuen KI-System und eine Grundlageneinheit in der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Was droht, wenn wir keine KI-Schulung durchführen?

Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 gibt es nach heutigem Stand weder in der KI-Verordnung noch im deutschen KI-MIG. Das Risiko liegt woanders: Entsteht durch fehlerhaften KI-Einsatz ein Schaden, etwa ein Datenschutzverstoß oder eine falsche Auskunft, kann fehlende Schulung als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden. Dokumentierte Maßnahmen sind dann Ihr wichtigster Nachweis.

KI-Schulungspflicht nach Art. 4 AI Act: Was 2026 gilt

Was Art. 4 seit dem Digital-Omnibus verlangt

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal und weitere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Der Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, hat die Vorschrift mit Wirkung zum 27. Juli 2026 neu gefasst:

Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben und nutzen.
Neu ist der Satz, dass die Pflicht Anbieter oder Betreiber nicht verpflichtet, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.
Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen die Unternehmen, besonders kleine und mittlere. Die Kommission veröffentlicht dazu Praxisbeispiele, das KI-Gremium gibt Empfehlungen auf Basis europäischer Kompetenzrahmen.

Gestrichen sind damit die Formulierungen „nach besten Kräften sicherstellen“ und „ausreichendes Maß“. Die Pflicht ist weicher, aber nicht abgeschafft. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass ein Mangel an KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann, besonders wenn ein Schaden entsteht. Wer KI ohne jede Einweisung nutzen lässt, steht bei Fehlern, Datenschutzverstößen oder Haftungsfragen schwach da.

Was bedeutet KI-Kompetenz, und wie viel ist nötig?

Die Verordnung definiert KI-Kompetenz in Art. 3 Nr. 56 als Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, mit denen Anbieter, Betreiber und Betroffene KI-Systeme sachkundig einsetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst werden. Eine Mindestdauer oder einen Lehrplan schreibt sie nicht vor. Wie tief die Maßnahmen gehen sollten, richtet sich nach den Kriterien, die der Digital-Omnibus in Art. 4 Abs. 1 unverändert gelassen hat:

technisches Wissen, Erfahrung sowie Aus- und Fortbildung der Personen,
der Einsatzkontext, also wofür und in welchem Umfang KI genutzt wird,
die Personen oder Gruppen, bei denen die KI eingesetzt wird und auf die sie sich auswirkt.

Die EU-Kommission empfiehlt in ihren Fragen und Antworten zu Art. 4 außerdem, die Rolle des Unternehmens als Anbieter oder Betreiber und das Risiko der eingesetzten Systeme zu berücksichtigen. Praktisch heißt das: Wer gelegentlich Texte mit einem KI-Assistenten formuliert, braucht andere Kenntnisse als jemand, der KI-Ergebnisse für Personalentscheidungen nutzt oder einen Telefonassistenten betreut. Eine Einheitsschulung für alle ist ein Anfang. Sie reicht aber nicht, sobald einzelne Rollen mit risikoreicheren Systemen arbeiten.

Wer muss geschult werden?

Art. 4 erfasst Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Betroffen sind:

Beschäftigte, die KI-Systeme bedienen, deren Ergebnisse verwenden oder über ihren Einsatz entscheiden, einschließlich der Führungskräfte,
weitere Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, etwa Leiharbeitnehmer, freie Mitarbeitende oder Dienstleister,
IT und Administration, die KI-Systeme einrichten, anbinden und betreiben.

Nicht gemeint sind Kundinnen und Kunden, die lediglich mit Ihrem Chatbot schreiben. Für sie gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50, mehr dazu im Artikel EU AI Act: Pflichten für Unternehmen. Nutzen Mitarbeitende frei verfügbare KI-Werkzeuge dienstlich, spricht viel dafür, dass auch diese Nutzung erfasst ist, selbst wenn das Unternehmen die Werkzeuge nicht offiziell eingeführt hat. Eine klare Regel, welche Werkzeuge erlaubt sind, gehört deshalb zu den Kompetenzmaßnahmen.

Entwickelt oder verändert Ihr Unternehmen selbst KI-Systeme, etwa einen eigenen Assistenten mit Anbindung an interne Daten, kommen weitere Personen hinzu: Entwicklung, Produktverantwortliche und alle, die Trainingsdaten auswählen oder Ergebnisse freigeben. Sie brauchen tieferes Wissen über Datenqualität, Verzerrungen, Tests und die Dokumentationspflichten als Anbieter. Auch externe Dienstleister, die in Ihrem Auftrag KI betreiben, sollten ihre Kompetenz nachweisen können, am einfachsten über eine Regelung im Vertrag.

Welche Rolle braucht welche Inhalte?

Rolle	Typische Nutzung	Schulungsinhalte
Alle Beschäftigten mit KI-Zugang	Texte, Recherche, Zusammenfassungen	Funktionsweise von Sprachmodellen, erfundene Antworten erkennen, Vertraulichkeit und Datenschutz, interne KI-Richtlinie, Kennzeichnung
Fachanwender	Kundenservice, Einkauf, Qualität, Personal	das konkrete System, seine Grenzen und typischen Fehler, Ergebnisse prüfen, richtig eskalieren, dokumentieren
Führungskräfte und Geschäftsführung	Entscheidung über Einsatz und Verantwortung	Rollen und Risikoklassen nach AI Act, Haftung, Zuständigkeiten, Freigabeprozesse
IT, Entwicklung, Betrieb	Einrichtung, Anbindung, Betrieb	Sicherheit (Prompt Injection, Rechte), Protokollierung, Datenflüsse, Modellwahl lokal oder Cloud, Überwachung
Datenschutz, Recht, Betriebsrat	Prüfung und Mitbestimmung	Rechtsrahmen, Transparenzpflichten, Hochrisiko-Kriterien, Folgenabschätzungen

Die Bundesnetzagentur empfiehlt einen stufenweisen Aufbau: zuerst Grundlagen zu Daten und KI, dann die Rolle der eigenen Organisation, technische Aspekte und die rechtliche Einordnung, zuletzt rollenspezifische Trainings mit Schwerpunkten wie Technik, Recht oder Ethik. Sie betont, dass diese Inhalte weder verpflichtend noch abschließend sind. Für die Grundlagen eignen sich kurze Formate mit Beispielen aus dem eigenen Haus, für Fachanwender Übungen direkt am System, für IT und Datenschutz technische Workshops mit Blick auf Datenflüsse und Protokolle.

Dokumentation: Wie Sie die Maßnahmen nachweisen

Die Verordnung schreibt keine Form der Dokumentation vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber ausdrücklich, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen festzuhalten, damit Sie die Erfüllung jederzeit belegen können. Bewährt hat sich ein schlankes Paket:

KI-Inventar: welche Systeme im Einsatz sind, wofür und von wem
KI-Richtlinie: erlaubte Werkzeuge, erlaubte Daten, Prüfpflichten und Ansprechpersonen
Schulungsplan: Zielgruppen, Inhalte, Format und Turnus
Teilnahmenachweise: Name, Datum, Inhalt, bei E-Learning auch ein kurzer Abschlusstest
Überprüfung: jährlich sowie bei jedem neuen System oder wesentlichen Änderungen

Zertifikate, externe Prüfungen oder ein eigener KI-Beauftragter sind nicht vorgeschrieben. Die Schulung kann intern oder extern stattfinden, als Präsenztermin, Workshop oder E-Learning. Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 sieht weder Art. 99 der KI-Verordnung noch § 15 des deutschen KI-MIG vor. Wichtig wird die Dokumentation vor allem bei Vorfällen, in Haftungsfragen, bei Prüfungen durch Kunden und im Gespräch mit dem Betriebsrat. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Praktischer Schulungsplan in sechs Schritten

Bedarf ermitteln: KI-Inventar erstellen und festhalten, wer welche Systeme mit welchem Risiko nutzt, einschließlich KI-Funktionen in Standardsoftware.
Zielgruppen bilden: Rollen nach der Tabelle oben zuordnen und Vorkenntnisse kurz abfragen.
Grundlagen für alle: eine kompakte Einheit zu Funktionsweise, Grenzen, Datenschutz und der eigenen KI-Richtlinie, mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag.
Vertiefung je Rolle: praxisnahe Übungen am konkreten System, etwa Ergebnisse prüfen, Fehler erkennen und richtig eskalieren.
Nachweise und Onboarding: Teilnahme dokumentieren und die Grundlagen in die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen aufnehmen.
Auffrischen: mindestens einmal im Jahr sowie bei neuen Systemen, neuen Funktionen oder geänderter Rechtslage.

Beispiel mit typischen Werten: Ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten, davon 80 mit Zugang zu einem KI-Assistenten, plant eine Grundlagenschulung von 90 Minuten in vier Gruppen, zwei Workshops für den Kundenservice am eigenen Telefonassistenten, eine Sitzung für IT und Datenschutz und eine Stunde für die Geschäftsführung. Mit Richtlinie, Teilnahmelisten und Jahresplan steht der Nachweis innerhalb weniger Wochen. Ergänzend nennt die Bundesnetzagentur frei zugängliche Angebote, etwa Online-Kurse des KI-Campus.

Typische Fehler bei der Umsetzung

Eine einmalige Folienschulung ohne Bezug zu den eigenen Werkzeugen erzeugt eine Teilnahmeliste, aber kaum Kompetenz. Übungen mit echten Aufgaben aus dem Arbeitsalltag wirken deutlich besser.
Schatten-KI wird ignoriert. Ist offiziell keine KI erlaubt, nutzen Mitarbeitende oft private Konten. Besser ist eine klare Freigabe geeigneter Werkzeuge mit Regeln zu vertraulichen Daten.
Die Führungskräfte fehlen. Wer über den Einsatz von KI entscheidet, muss Risiken, Rollen und Verantwortung verstehen, auch ohne selbst täglich mit dem Werkzeug zu arbeiten.
Niemand frischt auf. KI-Werkzeuge ändern sich schnell, eine Schulung aus dem Vorjahr passt oft nicht mehr zu den Funktionen, die heute im Einsatz sind.
Der Betriebsrat kommt zu spät. Schulungen, Richtlinie und neue Systeme berühren häufig Mitbestimmungsrechte, eine frühe Abstimmung spart Schleifen.

Wie Unite2Link Sie unterstützt

Unser Team schult dort, wo die KI tatsächlich eingesetzt wird: am System, mit Ihren Daten und Ihren Abläufen. Wenn wir eine KI für Sie entwickeln, etwa einen KI-Wissensassistenten oder einen KI-Sprachassistenten, gehören Einweisung der Fachanwender, Betriebsdokumentation und eine Schulung Ihrer IT zur Übergabe, so wie es unser Ablauf eines KI-Projekts vorsieht. Auf Wunsch übernehmen wir die technischen Inhalte Ihrer Schulungen für IT und Fachbereiche, bei Ihnen vor Ort und online. Die rechtliche Bewertung stimmen wir mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutz ab.

KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was die Schulungspflicht verlangt